Qué es la hiperautomatización y cómo implementarla en mi negocio
Colaboradores atrapados en actividades del día a día, con bajo valor agregado y con poco tiempo para desarrollar tareas más estratégicas, procesos ineficientes con muchos pasos analógicos y manuales difíciles de escalar, falta de visibilidad y control sobre el desempeño del proceso y sus equipos Estos escenarios son comunes en muchas empresas que aún no tienen sus negocios en el camino de la evolución digital o no exploran el potencial de la disciplina de la hiperautomatización.
Muchos analistas de mercado, como Gartner y Forrester, señalan a esta disciplina como una de las más relevantes dentro de las estrategias de transformación digital de las empresas. El conocimiento de la disciplina y la aplicación de las habilidades tecnológicas adecuadas pueden cambiar significativamente una operación comercial. El uso de los componentes de automatización adecuados hace que el negocio sea más resistente, permite una respuesta rápida a los cambios del mercado y mejora la participación del cliente.
Con tareas automatizadas simples, los colaboradores pueden realizar funciones que realmente agregan valor a la organización, ¿cuál es el impacto al usar una fuerza laboral híbrida? Para obtener esta capacidad, algunas empresas han emprendido un camino que comenzó con la digitalización de los negocios, pasó por la adopción integrada de la Inteligencia Artificial (IA) y finalmente implementó una gestión utilizando una fuerza de trabajo híbrida, con recursos humanos y digitales.
En este artículo es posible descubrir conceptos de la disciplina de la hiperautomatización. A continuación, verá el camino recorrido por las empresas para consolidar este concepto, cómo funciona en cada paso, un ejemplo práctico de aplicación y cómo puede sumarse a este movimiento para potenciar su negocio con escala y productividad. Además, conocerá y comprenderá todos los beneficios de las soluciones de Hiperautomatización de IBM, presentes en el portafolio de Digisystem.
¿Cómo es la transformación digital en las empresas?
Son varias las etapas por las que pasa una empresa en el proceso de transformación digital. El tipo de negocio y las necesidades de cada organización son puntos que definirán el camino a seguir. Con este artículo conocerás un poco más sobre cómo es la transformación digital en las empresas hasta llegar al pleno aprovechamiento de la disciplina de la hiperautomatización.
En primer lugar, es importante que sepa que existen otros caminos posibles a seguir en lo que respecta a la transformación digital. Dado que este artículo está dirigido a la disciplina de la hiperautomatización, nos centraremos en el viaje que le toma a una empresa descubrir este concepto en particular.
Así, cuando se piensa en optimizar los negocios con lo digital, el primer paso que suelen dar las empresas es explorar servicios básicos de digitalización de operaciones, con el objetivo de aumentar la eficiencia operativa.
En una segunda etapa, una vez agotado el potencial de ingresos de esta digitalización, la atención se dirige a la automatización inteligente. Esta fase tiene una combinación de capacidades iniciales, con el objetivo de aumentar el impacto de la tecnología aplicada con el uso de la Inteligencia Artificial, potenciando los resultados de los mecanismos de la primera ola. Aquí, la automatización inteligente comienza a tomar forma, cuando produce diferentes respuestas al negocio, ya que los motores de IA aprenden y guían o complementan las acciones de otros motores de automatización, llevando a los equipos comerciales a nuevos niveles de productividad.
El último pilar se considera el paso más importante de la disciplina de hiperautomatización en una organización. Ocurre cuando se combinan los recursos humanos y los recursos digitales proporcionados por los mecanismos de automatización inteligente, forman una fuerza de trabajo híbrida, es decir, de los trabajadores digitales (a través de la tecnología) que se despliegan para colaborar con los humanos.
En definitiva, se trata de convertir partes de obras físicas en digitales, combinando la digitalización con la Inteligencia Artificial. De esta forma, es posible complementar a los trabajadores, aumentando su capacidad para realizar trabajos más estratégicos para la organización.
¿Qué es la hiperautomatización?
Para aclarar todo este concepto, ha llegado el momento de entender qué es realmente la hiperautomatización. Es una disciplina de gobernanza que hace uso de un conjunto de capacidades basadas en tecnologías que, a su vez, permiten un ciclo de evolución continua a mediano/largo plazo, del negocio a través de la aplicación de esta disciplina como trayecto.
Este trayecto, también, se construye de forma simplificada sobre los siguientes pilares: descubrimiento de procesos, ampliación de la plantilla con mecanismos robóticos o su digitalización y automatización, y finalmente, su comprensión con indicadores y aplicación de Inteligencia Artificial.
Para cada pilar mencionado anteriormente, se utilizan mecanismos de automatización específicos. Conozca a continuación cómo se relacionan.
1 – Descubrimiento de procesos
El primer punto de este viaje que lleva a una empresa a la hiperautomatización es el Process mining and modeling, que consiste en el descubrimiento de procesos. Aquí es posible descubrir flujos, fuentes de datos, formas de ingreso de información, frecuencia, repetición de tareas, duración, costo entre otras informaciones, así como generar modelos de procesos, analizar el impacto en KPIs y simular procesos futuros.
El concepto de este pilar es diseñar y descubrir el proceso o actividad operativa (Modelado) para comprenderlos completamente o utilizar la inteligencia para crear un análisis científico (Process Mining). En este segundo caso, los datos del sistema (Logs) se recopilan en un mecanismo que efectivamente aprende y muestra cómo está funcionando el proceso o tarea (Process Mining). Así, podemos visualizar el patrón de comportamiento del proceso o actividad, identificar cuellos de botella, repetición de tareas, mayores costos y otras informaciones. Los insights generados permiten a las empresas elaborar planes de mejora precisos con resultados medibles.
2 – Ampliación de la plantilla
La expansión de la fuerza laboral trata de la adopción de RPA (Robotic Process Automation) o trabajadores digitales (Digital Labors). El objetivo es eliminar tareas repetitivas o de escaso valor añadido, como extraer datos de documentos no estructurados, copiar y pegar datos entre sistemas, generar hojas de cálculo o informes, automatizar el intercambio de datos entre sistemas que no disponen de APIs, o incluso responder e interactuar con los clientes a través de chatbots o asistentes virtuales.
Con el uso de estas habilidades, es posible aumentar la fuerza laboral y aprovechar el tiempo de las personas, reduciendo al máximo de la vida laboral de los empleados, tareas que no tienen valor.
3 – Digitalización y automatización del trabajo
En este pilar utilizamos capacidades denominadas Core Automation, donde se aplican sofisticadas tecnologías de digitalización y automatización, como workflow, gestión de contenidos, toma de decisiones, lectura digital de documentos con Inteligencia Artificial y herramientas low-code, para transformar procesos complicados de negocio de diferentes complejidades o decisiones en versiones digitales con diferentes grados de automatización. Aquí, el viaje de automatización gana solidez y resiliencia para que los negocios automatizados se vuelvan más efectivos y reactivos a la demanda del mercado.
4 – Inteligencia Artificial y Operacional
Finalmente, en este último pilar, se transparenta el negocio automatizado a través de sofisticados cockpits de gestión operativa, y activamos mecanismos de Inteligencia Artificial, que facilitan, por ejemplo, la clasificación y comprensión de contenidos, la priorización y balanceo de tareas en procesos, la creación desde chatbots inteligentes hasta toma de decisiones predictiva.
Es decir, las capacidades de los niveles anteriores unificados, que dan como resultado un conjunto de activos empresariales para la automatización combinados con mucha información e inteligencia, forman una fuerza auxiliar, que complementará el trabajo de las personas en el día a día con los llamados trabajadores digitales.
Oferta de soluciones de hiperautomatización de IBM
La ventaja de usar la tecnología de IBM, que ofrece Digisystem, es que además de tener todas las capacidades necesarias en una plataforma, dentro de cada componente ya están integrados los mecanismos que permiten el uso de la Inteligencia Artificial. Esto significa que a medida que avanza el viaje, en lugar de esperar el último paso para agregar IA al proceso, se inserta a lo largo del ciclo, mejorando aún más la productividad y los resultados para el negocio.
En la práctica, básicamente funciona así: un gerente identifica un problema de desempeño y se realiza un análisis para descubrir el proceso. A partir de allí se verifican las ganancias y beneficios que se buscan obtener en el negocio, qué mecanismos o activos de automatización son los más aplicables y qué tipo de impacto pueden causar.
El siguiente paso es hacer un prototipo, con los diferentes activos disponibles en la biblioteca de automatización, y presentarlo al usuario final, quien eventualmente indicará los ajustes necesarios. Si surge la necesidad, un desarrollador corregirá los ajustes faltantes, haciendo que esa mejora esté disponible en la biblioteca de activos para reutilizarla cuando sea necesario.
Se presenta nuevamente al usuario final. Una vez aprobada, la solución de automatización está en funcionamiento con inteligencia operativa e IA de inmediato. Esto permite que el gerente reciba inmediatamente valoraciones que le servirán para decidir si continúa con el ciclo de mejora o si la solución de automatización seguirá así.
Con el tiempo, las capacidades de automatización que componen la disciplina de la hiperautomatización transforman un proceso típicamente manual en uno digital. Esta solución también permite desarrollar diversos activos y, una vez implementados y validados, ser catalogados y utilizados continuamente para optimizar el negocio de la empresa, generando aún más inteligencia.
¿La hiperautomatización y RPA son lo mismo?
Cuando se habla de hiperautomatización, muchos lo entienden específicamente como RPA. Sin embargo, es mucho más y como se dijo al principio es una disciplina. RPA es un mecanismo que conforma el utillaje y tiene potencial de optimización, con resultados rápidos, pero desde el punto de vista de la organización (sistémico) en su conjunto, un impacto muy bajo, alcanzando típicamente un máximo del 10% de ganancia en una visión sistémica. Históricamente, los proyectos de hiperautomatización bien aplicados han generado ganancias mucho más significativas para el negocio, superando fácilmente el 60 % de ganancia en productividad.
En el siguiente ejemplo, el uso de RPA aceleró el proceso, lo que provocó que la empresa tuviera un 30% de procesamiento directo (menos manual). Combinando la aplicación de otros componentes, esta optimización alcanzó el 80%. ¡Vea más!
Ejemplo de hiperautomatizacion
Un caso de reembolso simple consta básicamente de tres pasos: recopilar información, aprobar y enviar el reembolso. Este es un tipo de proceso en el que puede aplicar la hiperautomatización y ganar productividad.
A continuación, sepa cómo se logró cada paso de mejora aplicando los componentes de automatización.
1 – Core automation
Se trata de automatizar el flujo básico. Este es el primer paso hacia la digitalización del proceso, una fase en la que se encuentran la mayoría de las organizaciones. Impacto: Proceso que solía ser confuso e incierto, ahora tiene una fecha límite definida y específica, pero quedó mucho procesamiento manual y el tiempo de finalización era alrededor de 7 días.
- Robotic Process Automation (RPA)
Para mejorar el proceso se aplicó un robot para ingresar los datos implicados en el sistema de reembolso en el sistema financiero, aumentando la productividad y reduciendo el tiempo total del ciclo del proceso. Impacto: 30% de procesamiento directo y tiempo de finalización reducido a 4 días.
- Document Processing
El procesamiento digital de documentos implica escanear el documento con Inteligencia Artificial para realizar validaciones. Por ejemplo, confirmar que se ha entregado la información requerida. Impacto: 50% de rendimiento directo y tiempo de finalización de 3 días.
2 – Inteligence Chatbots
En este paso, se utilizó el chatbot para responder las preguntas de las personas a medida que enviaban la información, evitando así errores y repeticiones de tareas. Impacto: 60 % de rendimiento directo y tiempo de finalización reducido a 2 días.
- Predictive Decisions
Finalmente, un motor de decisiones evalúa lo recibido y presenta un diagnóstico, verificando y rechazando automáticamente los pedidos que no cumplen con las reglas de reembolso. Impacto: 80 % de rendimiento directo y tiempo de finalización de 1 día.
Existen numerosas otras aplicaciones en las que la disciplina de la hiperautomatización puede ser sinónimo de productividad con inteligencia, como en los casos de apertura de siniestros y emisión de pólizas en compañías de seguros, aprobación de créditos y apertura de cuentas bancarias, automatización de pedidos y pagos en diferentes industrias, automatización de servicios, entre otros. En este espacio prima la creatividad y el deseo de la organización de generar impacto en un negocio o en los clientes, con la transformación de negocios analógicos y poco escalables en negocios digitales y muy escalables.
La solución para la disciplina de la hiperautomatización en las empresas
Pensando en ayudar a las empresas a aprovechar su viaje de evolución digital, el equipo de expertos de Digisystem preparó un viaje de hiperautomatización, basado en la cartera de tecnología de IBM.
Este viaje comienza con el diagnóstico de las necesidades del cliente y la aplicación de un MVP (Minimum Viable Product), un pequeño proyecto con la aplicación del ciclo de hiperautomatización y el uso de capacidades básicas.
El cliente puede optar por implementar robots inteligentes para complementar el trabajo de los equipos, como una estrategia simple para iniciar el viaje, o si es necesario, podemos realizar proyectos de automatización a gran escala, con diversas capacidades aplicadas, para convertir negocios complejos en negocios digitales con automatización inteligente.
