Qué es SPM y cómo impacta en las soluciones para su empresa
Con la evolución de la digitalización y, en consecuencia, el aumento de información presente en las empresas, los ejecutivos comenzaron a ver los datos como una estrategia importante para agregar valor a sus negocios.
Según el estudio Data Paradox, a partir de una encuesta a más de 4.000 directores y tomadores de decisiones en empresas de 45 países, incluido Brasil, el 73% de los ejecutivos cree que los datos son esenciales para el negocio, pero solo el 28% logra manejarlos adecuadamente y convertirlos en información relevante. En este sentido, la Strategic Portifolio Management (SPM) aparece para apoyar a las empresas en la toma de decisiones, análisis y comprensión de datos. Pero ¿qué es SPM?
La solución SPM tiene varias características relacionadas con la gestión de Portafolios, Proyectos y Programas, combinadas con funciones de Gestión Ágil, agregando objetivos escalables que se pueden usar de acuerdo con el trabajo que se necesita realizar. Esta tecnología promueve una mayor agilidad en la gestión de proyectos, a través de diferentes módulos que permiten una gestión más sencilla de los diversos aspectos de un proyecto, como la gestión de costes, recursos, definición y seguimiento de objetivos, y también KPIs (Key Performance Indicators) y OKRs (Objectives and Key Results).
¿Cómo identificar si una empresa necesita implementar la solución SPM?
La respuesta es cuando una empresa identifica que tiene programas y proyectos dentro de su cartera que pueden utilizar recursos tecnológicos para apoyar la ejecución del trabajo. Es decir, si una empresa tiene pocos insumos tecnológicos disponibles, que ayudan en la ejecución de actividades relacionadas con la gestión, monitoreo y control de portafolios, programas y proyectos y, aun así, dificulta el control de plazos, costos, expectativas, metas, objetivos, métricas y otros elementos de diseño, de esta manera es evidente que debe implementarse el SPM.
Por lo tanto, una empresa que implementa la SPM puede obtener diferentes ganancias en productividad, aumentando la eficiencia y eficacia de las actividades realizadas antes, durante y después del ciclo de Programas o Proyectos. Entre los principales beneficios, es posible identificar un mayor control y monitoreo de las actividades, automatización en la ejecución de actividades repetitivas, gestión centralizada de datos e información relevante, optimización de la visibilidad de datos, a través de los cuadros de mando, además de eficiencia en la recogida y procesamiento de métricas.
Flujos de trabajo que componen la solución SPM
Entre los flujos de trabajo que componen la SPM, se puede mencionar el “Project and Portfolio Management “, es decir, funcionalidades relacionadas con la gestión de alcance, plazos, costos, metas y métricas, el “Innovation Management “, que es el módulo que permite la captura, seguimiento, evolución y evaluación de ideas, el “Demand Management”, que no es más que el módulo que da continuidad a las ideas aprobadas o demandas generadas directamente dentro de la plataforma ServiceNow.
Además, está el “Resource Management”, que se gestiona los recursos disponibles para actuar en los proyectos de la organización y el “Roadmap Planning”, con el que es posible insertar y monitorear las principales fases y actividades esperadas.
También es posible agregar otros flujos de trabajo como “Scenario Planning”, que su funcionalidad permite la ideación de diferentes escenarios de proyectos. “Mobile Applications”, ofrece la posibilidad de generar una interfaz de Aplicaciones para smartphones, además está el “Performance Analytics”, la solución de ServiceNow que se puede integrar con SPM, optimizando aún más la gestión de métricas, metas y objetivos al proporcionar análisis predictivos.
Finalmente, también está el “Scaled Agile Framework (SAFe)”, módulo que puede aumentar las capacidades ágiles de la plataforma, destinado a escalar prácticas. “Frameworks ágeis” y “Agile Development”, que pueden integrarse a las soluciones SPM para aumentar las capacidades de planificación, seguimiento y control de las actividades involucradas en proyectos que utilizan “frameworks” ágiles para la producción.
Proceso de implementación de la solución SPM
La implementación de la tecnología SPM inicialmente comienza con un análisis y comprensión de las necesidades, impedimentos, objetivos y alcance del proyecto de implementación. Luego de esta etapa, las definiciones alcanzadas se formalizan con las partes interesadas, comenzando con la fase de Planificación.
En Planificación es posible realizar diferentes actividades de acuerdo a su alcance, los análisis de procesos en vigor, el diseño de nuevos procesos, levantamiento de requerimientos, inicio del prototipado del Portal y de formularios. Luego de esta etapa, se accede al ciclo de desarrollo rápido, basado en metodologías ágiles como Scrum e ITIL4, para desarrollar los componentes y personalizaciones necesarias.
Al final del ciclo de desarrollo, se inicia el proceso de QA y Deployment de la solución, pasando las ampliaciones al entorno de producción del cliente y realizando las pruebas finales de acuerdo con los requerimientos recogidos en la planificación.
El proyecto concluye con la presentación de “Go-Live”, que registra la entrada en producción de los componentes generados. A este evento le sigue el Post Go-Live, que es el período de seguimiento que el equipo de proyectos proporciona para la atención al cliente.
SPM: garantizar una gestión de proyectos optimizada
SPM se destaca en el mercado por sus diferentes funcionalidades y soluciones, que van más allá de lo básico y tradicional, cubriendo los principales enfoques ágiles e híbridos de gestión de proyectos. Si bien es completa y robusta, las soluciones se pueden conseguir separadamente en paquetes de adquisición, lo que permite a las empresas elegir el conjunto de soluciones que mejor se adapta a sus necesidades y condiciones de costo.
Digisystem cuenta con un equipo profesional altamente calificado, con variada experiencia y recursos certificados en diferentes módulos de la plataforma ServiceNow. Por lo tanto, a través de su equipo especializado, es posible apoyar a empresas en diferentes líneas en la implementación y mantenimiento de la solución SPM, generando resultados transversales e impactando diferentes aspectos del negocio y su productividad.
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