Modelado de procesos de negocios: ¿qué es y cómo puede ayudar a las instituciones de salud?
Ante el acelerado avance tecnológico que experimentamos actualmente, todos los sectores demandan nuevas soluciones para mantenerse actualizados y competitivos. El objetivo es mejorar la gestión de procesos y la eficiencia operativa con las diversas ventajas que brinda la tecnología, además de atender las nuevas necesidades del público.
En el área de salud, no sería diferente. Las instituciones demandan cada vez más recursos tecnológicos para optimizar procesos, reducir costos, aumentar la productividad, la transparencia, y en general ampliar su eficiencia.
En este sentido, una de las herramientas más innovadoras que existen hoy en el mercado para que las instituciones de salud puedan satisfacer sus necesidades es el Modelado de Procesos de Negocios, también conocido como BPM – Business Process Modeling, que combina la eficacia en la gestión empresarial con el poder de las tecnologías de la información.
Por lo tanto, en este artículo abordaremos los beneficios de esta solución y cómo puede ayudar a las instituciones del área de la salud. ¡Descúbralo!
Pero, ¿qué es el modelado de procesos de negocio?
BPM es una herramienta utilizada para mapear, definir, organizar y optimizar procesos organizacionales, presentando un alto nivel de detalle traducido en documentos en forma de diagramas de flujo y/o manuales, además de la adecuada parametrización de los sistemas de gestión.
Su objetivo principal es diseñar todo el flujo de trabajo operativo para que la institución tenga pleno dominio de sus acciones. Para ello, el modelado de procesos de negocio utiliza recursos como softwares y aplicaciones para diseñar flujos de trabajo, diagramas, mapas, herramientas de comunicación, KANBAN y gestión documental, con el fin de facilitar la comprensión de cómo se deben realizar las actividades por parte de los equipos, y también por parte de los sistemas de automatización.
¿Cuáles son las ventajas de BPM?
El modelo proporciona numerosos diferenciales a las instituciones, siendo el principal aumentar su eficiencia en general. Entre las principales ventajas se encuentran:
- Visión compartida y mejor comprensión de los procesos: En muchas empresas, los flujos de trabajo solo están en la mente de los empleados, es decir, no hay realmente procesos predefinidos a seguir y la acción acaba produciéndose de forma orgánica. Con el Modelado de Procesos de Negocio, es posible compartir esta visión entre personas y equipos, brindando una mayor comprensión de los procesos y estandarización de cómo deben realizarse, lo que, en consecuencia, aumenta la productividad y la eficiencia operativa.
- Comunicación más eficiente: Gracias a la estandarización que genera BPM, la comunicación entre áreas dentro de las instituciones se vuelve más fluida y eficiente. Esto se debe a que todos comienzan a entender el flujo de trabajo de la misma manera, optimizando el esfuerzo operativo y el intercambio de información.
- Reducción de retrasos e ineficiencias: Reducir el tiempo empleado en la ejecución de procesos y evitar ineficiencias es una gran ventaja para cualquier empresa, ya que estos factores aumentan su productividad y, en consecuencia, sus ingresos. Modelado de Procesos de Negocios actúa directamente sobre estos cuellos de botella identificando los pasos de trabajo innecesarios y proponiendo que los recursos se utilicen de forma más ágil, pero, al mismo tiempo, sin afectar la calidad de las entregas.
- Mejor desempeño de los colaboradores: Procesos institucionales bien diseñados garantizan más tiempo para ampliar la oferta de capacitación y formación, proporcionando mayor desarrollo estratégico para los equipos.
- Facilidad para implementar sistemas de automatización de procesos: El modelado de procesos de negocios también es adecuado para empresas que desean implementar sistemas de automatización, ya que la herramienta diseña todos los pasos de trabajo de manera detallada, uniendo a mayor número de personas con la mayor eficiencia de los sistemas con un solo esfuerzo.
¿Cómo se puede aplicar el Modelado de Procesos de Negocios en instituciones de salud?
El BPM se puede aplicar en todos los ámbitos del área de salud, tanto para mejorar los procesos asistenciales como administrativos. Dentro de las instituciones, el modelado de procesos define las actividades a desarrollar, además de los responsables de cada una de las etapas definidas y la forma de comunicación entre las áreas de negocio.
Así, es posible utilizar esta estandarización de flujos de procesos para la adherencia y parametrización de software de gestión, como Philips Tasy®, un sistema de gestión que engloba las principales áreas de actividad de una empresa sanitaria, como atención al paciente, suministros y administración.
¿Qué gana la institución de salud con el uso del Modelado de Procesos de Negocios?
La relevancia de BPM dentro del área de salud es enorme, ya que modelar los procesos institucionales implica múltiples ganancias para las empresas. Entre ellas están:
- Productividad: La definición de pasos y procesos de trabajo aumenta la agilidad y precisión, repercutiendo en el adecuado dimensionamiento de las personas.
- Reducción de costos: La eficiencia establecida por el flujo de procesos y estrategias implica la reducción de fallas, de ineficiencias y de tiempo utilizado para su ejecución.
- Comunicación efectiva: Los flujos de trabajo estandarizados generan asertividad en la determinación de quién es el responsable de cada actividad, además de una mejor focalización de las áreas que debe asignar a cada persona para continuar o terminar el proceso.
- Transparencia: Al establecer flujos, el Modelado de Procesos de Negocios permite que todos los empleados de la unidad tengan el mismo conocimiento sobre las áreas que los responsables involucrados en la ejecución de las tareas, democratizando el intercambio de información y de resultados.
- Certificaciones: El modelado de procesos también puede ser dirigido al establecimiento de flujos que cumplan con certificaciones internacionales y nacionales, tales como ONA, JCI y Normas Regulatorias.
¿Cómo funciona el proceso de implementación de BPM?
El tiempo de ejecución de cada paso para el proyecto de Modelado de Procesos de Negocio, puede variar de acuerdo a la cantidad de áreas y personas involucradas dentro de la institución, pero, en promedio, su implementación varía de seis a 10 semanas en cada área de negocio.
Todo el proceso se basa en una metodología que sigue los siguientes pasos:
1 – Recolección de información: Fase en la cual se realiza la recolección de información y procesos establecidos en la institución para definir el diagnóstico situacional y metas a alcanzar. Dicha recopilación puede obtenerse en reuniones con colaboradores, revisión de sistemas catastrales y análisis de documentación existente.
2 – Elaboración del flujograma de trabajo: Etapa de desarrollo del nuevo flujo de proceso a implementar.
3 – Presentación del modelo “to be”: El modelo creado será presentado para ser analizado por parte de los responsables y usuarios clave de cada área involucrada.
4 – Presentación del modelo “to be” validado: Después de analizar el diagrama de flujo elaborado y las posibles modificaciones, se presentará el flujo final de procesos.
5 – Elaboración y entrega de manuales y POP’s (Procedimientos Operativos Estándar): En esta etapa se inicia la ejecución práctica del proyecto con la entrega de manuales con los nuevos lineamientos de los flujos de trabajo y transmisión de información a todos los involucrados.
6 – Capacitación de los empleados: Su enfoque principal es la perfecta alineación entre la comprensión y ejecución de los nuevos procesos establecidos.
7 – Implementación del proyecto: Fase de adaptación y seguimiento del Modelado de Procesos de Negocio en la institución de salud.
¿Cómo pueden las instituciones de salud implementar BPM de manera efectiva?
El principal desafío de implementar el Modelado de Procesos de Negocios está directamente relacionado con la gestión del cambio operativo dentro de las instituciones, es decir, consiste en involucrar a los empleados en la incorporación de nuevos flujos de trabajo y procesos de trabajo.
Algunas de las objeciones a resolver se relacionan con la falta de tiempo para poner en práctica las nuevas actividades; resistencia al cambio; y la falta de incentivo para crear una cultura eficiente para la implementación de este método en la organización.
Es por ello que las instituciones deben apoyarse en empresas con alta experiencia en BPM para poder mejorar de manera efectiva sus procesos con un socio estratégico.
Con esto en mente, Digisystem trabaja en el desarrollo de estudios y aplicaciones sobre la relación entre procesos y elementos conceptuales. El diferencial de la empresa es la unión entre procesos y tecnología de la información y, en particular, la definición de procesos que produzcan una informatización unificada y cohesionada que integre la visión de negocio con la visión técnologica.
Si está buscando un socio estratégico para llevar la gestión de procesos de su institución al siguiente nivel, comuníquese con Digisystem y descubra cómo el Modelado de Procesos de Negocios puede brindar innumerables ventajas a su organización.
